Theo đó, để chuẩn bị và sẵn sàng ứng phó với tình hình thời tiết thay đổi bất thường, tiềm ẩn nguy cơ cháy, nổ, bão lụt gây ra đối với hồ sơ, tài liệu, Ủy ban nhân dân huyện yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

1. Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng cháy chữa cháy, đặc biệt là những công chức, viên chức trực tiếp làm công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu.

2. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang cấp các thiết bị, phương tiện, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ, đảm bảo an toàn cao nhất đối với các hồ sơ, tài liệu đang bảo quản.

3. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra hệ thống kho, trang thiết bị bảo quản; đặc biệt là đối với các cơ quan, đơn vị đang bố trí kho tạm cần tiến hành việc chống thấm, dột, thông gió để tài liệu lưu trữ không bị ướt và ẩm mốc; kiểm tra tình hình tài liệu trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

4. Theo dõi, cập nhật diễn biến về tình hình thời tiết để chủ động bảo vệ, đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ. Báo cáo về UBND huyện kịp thời các trường hợp tài liệu bị hư hỏng, mất mát do cháy nổ, mưa, lũ gây ra để có biện pháp xử lý, khắc phục.