Theo đó. tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), quy định: “Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ”.

Sau thời gian thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, một số đơn vị gặp khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch. Do đó, UBND huyện yêu cầu Phòng Tư pháp và UBND cấp xã thực hiện tiêu hủy văn bản chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch theo quy trình sau: 

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

- Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị và Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Xét hủy tài liệu hết giá trị

- Hoàn thiện hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền thẩm định

- Thẩm định tài liệu hết giá trị

- Hoàn thiện hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Hoàn thiện và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.