Theo đó, UBND huyện yêu cầu các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thường xuyên tuyên truyền, phổ biến, quán triệt và kiểm tra đôn đốc công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị, đặc biệt đối với công chức, viên chức và những người trực tiếp làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu lưu trữ thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu của cơ quan;

Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang cấp các thiết bị, phương tiện, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ, đảm bảo an toàn cao nhất đối với các hồ sơ, tài liệu đang bảo quản;

Thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở cán bộ văn thư, lưu trữ kiểm tra hệ thống kho, trang thiết bị bảo quản; đối với các cơ quan, đơn vị đang bố trí kho lưu trữ tạm cần tiến hành việc chống thấm, dột, thông gió để hồ sơ, tài liệu không bị hư hỏng;

Theo dõi, cập nhật diễn biến thời tiết về mưa, bão... chủ động chỉ đạo ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. Nhằm bảo vệ, đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; hạn chế thiệt hại do mưa, bão gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đồng thời, báo cáo những trường hợp tài liệu bị hư hỏng, mất mát do cháy nổ, mưa, lũ gây ra về UBND huyện (qua Phòng Nội vụ) để tổng hợp báo cáo Sở Nội vụ để có biện pháp xử lý.